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HIS-HE Blog

Arbeitswelt Hochschule, Digitalisierung

Personalbedarf und digitale Studierendenakte – Rückblick auf das Forum Prüfungsverwaltung

Im Frühjahr 2019 hat der Geschäftsbereich Hochschulmanagement von HIS-HE gemeinsam mit dem Arbeitskreis Prüfungsverwaltung eine Veranstaltung im Themen- und Adressatenkreis der Prüfungsverwaltungen durchgeführt. Das Forum Prüfungsverwaltung betrachtete das Thema „Personal in der Prüfungsverwaltung – Bedarf, Einstellung, Qualifikation, Kompetenzen“.

In diesem Rahmen konnten wichtige Erkenntnisse aus der durchgeführten Umfrage zu Personal und Qualifikation in Prüfungsverwaltungen aus dem Jahr 2018 bekannt gegeben werden. Die bundesweite Online-Umfrage richtete sich an LeiterInnen zentraler und dezentraler Prüfungsverwaltungen aller Hochschulen in Deutschland und befasste sich sowohl mit der Organisation der Prüfungsverwaltungen, als auch mit deren Aufgaben und dem Personalbestand.

Die Befragung der Hochschulen sollte unter anderem Aufschluss darüber geben, wie häufig zentrale und dezentrale Prüfungsverwaltungen in Deutschland vertreten sind, welches Aufgabenspektrum die Prüfungsverwaltung abdeckt und welche Qualifikationen des Personals erforderlich sind.

Die hierbei präsentierten Teilergebnisse wiesen aktuelle Bedarfe und Herausforderungen in der Prüfungsverwaltung auf [mehr] .

Einen weiteren Beitrag lieferte Herr Dr. Wolfgang Radenbach, Leiter des Bereichs Digitalisierung in Studium und Lehre an der Georg-August-Universität Göttingen. Er stellte die Elektronische Studierendenakte (ESA) vor, die seit August 2015 zum Einsatz kommt.   
Neben der Optimierung des Service und der Kommunikation zwischen den
Studierenden und den Bereichen der Studierendenverwaltung zielt die ESA auch auf die Digitalisierung der Prüfungsverwaltung auf Dokumentenebene ab[1]. So werden an der Universität Göttingen bereits Krankmeldungen für Prüfungsleistungen (z. B. bei Klausur), Fristverlängerungen für Abschlussarbeiten oder Anträge zur Zeugniserstellung über workflowbasierte eFormulare bearbeitet [mehr].

Neben weiteren Beiträgen bot sich den TeilnehmerInnen der Veranstaltung auch die Möglichkeit, sich in Form eines Markplatzes über verschiedene Themen aus dem Alltag der Prüfungsverwaltung auszutauschen. Insbesondere die Thematik von digitalen serviceunterstützenden Maßnahmen, wie die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen und einer elektronischen Akte, wurden dabei rege diskutiert. Anknüpfend an die vergangene Veranstaltung sind im Jahr 2020 weitere Transferaktivitäten, u. a. eine Veröffentlichung, im Bereich der Prüfungsverwaltung geplant. Zudem wird in einem Workshop auf der HIS-Nutzertagung im Mai 2020 in Dresden die Thematik vertieft, welche Auswirkungen sich im Zuge der Einführung eines Campusmanagement-Systems bereits jetzt auf Personalressourcen in der Prüfungsverwaltung ergeben. Der genaue Termin wird voraussichtlich im März auf der HIS-HE Website und im Digiblog bekannt gegeben.


[1] https://www.uni-goettingen.de/de/514356.html