Wie viele Schreibtische sind genug? Eine kalkulatorische Annäherung ans wissenschaftliche Arbeiten

Die Diskrepanz ist augenfällig: Auf der einen Seite besteht in den Hochschulen der weit verbreitete Anspruch, dass die Beschäftigten einen eigenen, persönlich frei verfügbaren Schreibtisch haben – idealerweise im eigenen Büro. Auf der anderen Seite kann man auf den Fluren der Hochschulen den Eindruck gewinnen, dass die Büros – um es milde auszudrücken – weniger stark genutzt werden als der Anspruch es vermuten lässt. Diese Praxis ist kostspielig und angesichts von orts- und zeitflexiblem Arbeiten, Sanierungsstau und Umweltbilanzen kaum mehr tragfähig. Es ist an der Zeit, in den Hochschulen den allgemeinen Anspruch auf den eigenen Schreibtisch und auf das eigene Büro aufzugeben und alternative Konzepte zu erproben.

Dies geschieht bereits an zahlreichen Standorten. Bislang sind Ausmaß und Geschwindigkeit des Trends jedoch überschaubar. Für neue Bürokonzepte müssen viele Themen behandelt und Fragen beantwortet werden. Sie betreffen die Anforderungen des wissenschaftlichen Arbeitens (in unterschiedlichen Disziplinen), die Gestaltung des Entwicklungsprozesses, die kollegiale Zusammenarbeit, das Mobiliar, die Ausstattung (Technik, Akustik etc.) und Struktur der Räume (welche Räume für welche Zwecke in welcher Kombination) und vieles mehr. Für die Bedarfsplanung ist ein wesentlicher Faktor, wie viele Büro-Arbeitsplätze für die Beschäftigten eingeplant werden sollen.

Es genügt, so viele Schreibtische vorzuhalten, damit die Beschäftigten einen anforderungsgerechten Platz nutzen können, wenn sie ihn benötigen – und nicht dann, wenn sie ihn nicht benötigen. Wie beantwortet man aber die Frage, wie viel genug ist? Da neue Büro- oder Nutzungskonzepte in der Breite noch nicht etabliert sind, liegen wenige Erfahrungswerte und noch weniger Daten vor, auf die man sich stützen könnte. Und da die Datenlage dünn ist, bleibt zunächst nichts anderes übrig, als heuristisch vorzugehen. Dies war der Ansatz, den HIS-HE bei der Aktualisierung des Kennwertverfahrens NRW verfolgt hat. Das rechnerische Verhältnis von Büro-Arbeitsplätzen zur Zahl der Beschäftigten wurde erstmalig auf Landesebene in modifizierbarer, anpassungsfähiger Form festgelegt.

• Die erste Annahme betrifft die Präsenzquote: Wie viele Personen arbeiten zeitgleich am Campus? „Zeitgleich“ kann man verstehen als: am gleichen Tag in einer normalen Arbeitswoche während der Vorlesungszeit. Abwesenheiten sind v. a. durch Homeoffice, Dienstreisen, Krankheit und Urlaub verursacht. Dienstvereinbarungen haben zwar einen Einfluss auf die An- bzw. Abwesenheiten. Wie stark dieser Einfluss ist und inwieweit von den Bestimmungen abgewichen wird, regeln die Dienstvereinbarungen allerdings nicht. Insofern sind sie keine belastbare Grundlage, um die Präsenzquote zu bestimmen.
• Die zweite Annahme bezieht sich auf die Belegung der Schreibtische: Wie viel Arbeitszeit verbringen die Beschäftigten maximal am Schreibtisch? Hier kann man von der regelmäßigen Arbeitszeit ausgehen, also von dem, was arbeitsvertraglich festgelegt ist. Dabei kann bei einer genügend großen Zahl der Beschäftigten zunächst offenbleiben, ob sie einen höheren Anteil der Arbeitszeit am Campus oder im Homeoffice leisten.
• Für die Bedarfsplanung ist wichtig festzulegen, in welchem Ausmaß ein Büro-Arbeitsplatz verfügbar sein sollte. Es stellt sich also die Frage: Wie viele Stunden kann ein Schreibtisch sinnvollerweise genutzt werden? Angemessen scheint zu sein, von 40 Stunden je Woche auszugehen. Damit ist auch beantwortet, warum beim zweiten Punkt keine Überstunden einfließen. Würde man für die maximale Arbeitszeit am Schreibtisch mehr als 40 Stunden kalkulieren, müsste auch die zeitliche Verfügbarkeit eines Platzes entsprechend erhöht werden. Zudem wird deutlich, dass es ungünstig wäre, wenn sich ausschließlich Teilzeitkräfte, die nur vormittags am Campus arbeiten, Schreibtische teilen sollten. Damit würde man von vornherein eine unzureichende Belegung einplanen.
• Zumeist verbringen Wissenschaftler:innen nicht die komplette Arbeitszeit am Schreibtisch. Sie geben Lehrveranstaltungen, nehmen an Besprechungen und Gremiensitzungen teil, arbeiten je nach Fach im Labor oder sind anderweitig am Campus unterwegs. Also ist zu schätzen: Wie hoch ist der Anteil der Arbeitszeit, in der Büro-Arbeitsplätze belegt werden?
• Schließlich wäre es nicht praktikabel, die nutzbaren Schreibtisch-Zeiten genau in dem Ausmaß zu begrenzen, wie die Plätze mutmaßlich in Anspruch genommen werden. Für Ortswechsel und eine reibungslose Belegung sollten zusätzliche Nutzungszeiten eingeplant werden. So ist zu beantworten: Wie groß soll der Puffer sein, der über die reinen Belegzeiten hinausgeht?

Die Grafik zeigt die fünf Punkte in schematischer Form. Der Anteil der Beschäftigten, die zeitgleich am Campus sind, ist in diesem Fall mit 85 % eingezeichnet. Der Anteil der Arbeitszeit im Büro beträgt 70 % (im Mittel über alle). Daraus resultiert die rote Linie: Die Beschäftigten mit einer vollen Stelle nutzen die verfügbare Zeit eines Platzes zu 70 % aus, Beschäftigte mit einer halben Stelle tun dies zu 35 % (die anderen liegen dazwischen). Der Puffer ist in Form von timeslots konstruiert, die die angebotenen Schreibtischzeiten vergrößert (gestufte grüne Linie, in diesem Beispiel tendenziell zu knapp kalkuliert).

Die Fläche unter der grünen Linie entspricht der Schreibtisch-Zeit – und damit auch der Platzzahl –, die zur Verfügung gestellt werden sollte. Umgekehrt sieht man auch: Die weiße Fläche über der grünen Linie entspricht der Zeit, in der die Plätze nicht genutzt würden, wenn alle Beschäftigten einen eigenen Schreibtisch hätten.

Die Ergebnisse der skizzierten Modellrechnung wurden für das Kennwertverfahren NRW fächerübergreifend harmonisiert, gestuft und um eine Verhandlungskomponente erhöht. Für die nordrhein-westfälischen Universitäten sind nunmehr – je nach Fach – 70, 75 oder 80 Büro-Arbeitsplätze je 100 wissenschaftliche Mitarbeiter:innen zulässig; für die HAW sind es fächerübergreifend 70 Plätze. Dieser Wert gilt auch für die zentralen Einrichtungen (Verwaltung und Bibliothek). Die Vorgaben und ihre Folgen sollen in einigen Jahren evaluiert werden.

Nähere Informationen zum Kennwertverfahren in NRW finden Sie auf der Projektseite.

Bilquelle: Pixabay_Flyfin